Facture Électronique et piste d’audit fiable, suivez le guide

Un des aspects essentiels de la réforme de la facturation est la mise en place de la Piste d’Audit Fiable, qui assure la conformité des factures en lien direct avec la réalité des livraisons de biens ou de services. Examinons de près ce que cela implique pour votre entreprise et comment vous préparer efficacement.

Qu’est-ce que la Piste d’Audit Fiable ?

La Piste d’Audit Fiable a pour but de garantir la conformité des factures avec les transactions réelles. Pour ce faire, elle nécessite une documentation complète de tous les éléments du processus de facturation : bons de commande, bons de livraison, feuilles de temps, etc. Ces documents doivent être archivés pendant une durée minimale de 6 ans, voire 10 ans selon le Code du Commerce.

Quel impact sur le traitement des factures ?

La Piste d’Audit Fiable va au-delà du simple archivage des factures, elle impose de garantir :

• L’authenticité de l’origine : vérification de l’émetteur de la facture.
• L’intégrité du contenu : s’assurer que le document n’a pas été modifié, même pour les données non obligatoires.
• La lisibilité : garantir que la facture reste lisible par un humain et accessible techniquement jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Quelles solutions pour garantir la conformité ?

Pour répondre aux exigences de la Piste d’Audit Fiable, trois solutions sont acceptées par l’administration fiscale :

1. Un système de facturation électronique conforme

La mise en place d’une Plateforme de Dématérialisation des Procédures (PDP) est une solution efficace. Elle assure l’archivage des factures, garantissant leur conformité.

1. Les factures signées électroniquement

Utiliser une signature électronique qualifiée, qui est facile à appliquer pour les factures clients mais plus complexe pour celles des fournisseurs. Cette signature garantit l’intégrité du contenu.

1. Un contrôle documenté et permanent

Maintenir un suivi rigoureux des factures par une documentation complète. Cette méthode reste essentielle pour les factures non traitées via une PDP.

Quelles règles fiscales pour les Systèmes de Facturation Électronique ?

Pour que votre système de facturation soit conforme, il doit respecter cinq contraintes légales :

1. L’identité des messages : chaque message doit inclure toutes les mentions légales requises.
2. La liste récapitulative des messages : créer une liste immuable des messages émis et reçus, avec les détails de la facture, des anomalies éventuelles, etc.
3. Le fichier des partenaires : tenir un registre de tous les partenaires avec lesquels vous échangez des factures dématérialisées.
4. L’archivage des données : conserver les factures et leurs pièces jointes pour une durée minimale de 6 ans.
5. La restitution lisible : fournir une version papier ou numérique lisible, à la demande de l’administration, en format clair et compréhensible.

Les PDP, en respectant ces exigences, garantissent la conformité des factures à la Piste d’Audit Fiable.

La question de la Signature Électronique

La réforme ne rend pas obligatoire la signature électronique des factures envoyées aux clients. Cependant, pour les factures reçues, la PDP doit vérifier la conformité de cette signature. Il est crucial de noter que la signature électronique assure l’intégrité du document : une modification du format (comme la conversion UBL en Factur-X) annulera cette signature. Conservez donc toujours l’original en pièce jointe.

Archivage : ce que vous devez savoir

Les règles d’archivage des factures restent inchangées selon le Code du Commerce : 10 ans avec jeton d’horodatage. Pour garantir l’authenticité de vos factures :

• Dans une PDP : les factures sont archivées conformément aux exigences de la DGFIP.
• Hors PDP : utilisez une signature électronique ou mettez en place un contrôle permanent documenté, idéalement avec un système d’archivage d’entreprise à valeur probante. Ce système garantit l’horodatage, l’intégrité et la lisibilité.

En Synthèse : trois informations à retenir sur la Piste d’Audit Fiable

La Piste d’Audit Fiable repose sur des procédures de contrôle documenté et permanent pour établir le lien entre une facture et son fait générateur. Les entreprises ont trois solutions pour répondre à ces exigences :

1. Posséder un système de facturation électronique conforme aux normes.
2. Fournir des factures signées électroniquement.
3. Procéder à un contrôle documenté et permanent pour les factures non traitées par une PDP.

Les factures traitées via une PDP sont déjà conformes à la Piste d’Audit Fiable. Les autres doivent être signées électroniquement ou être accompagnées d’un contrôle permanent documenté.

La mise en place de la facturation électronique et de la Piste d’Audit Fiable n’est pas seulement une obligation réglementaire, c’est une opportunité pour moderniser et sécuriser vos processus. En anticipant et en préparant soigneusement cette transition, votre entreprise optimisera ses opérations pour une meilleure efficacité et sécurité à long terme. Adoptez ces nouvelles pratiques pour transformer votre gestion de la facturation en un levier stratégique de performance.