Réforme de la facture électronique : qu’est-ce que l’annuaire ?

Quel est le rôle de l’annuaire ?

Il s’agit d’une base de données centralisée où chaque entreprise sera enregistrée avec un identifiant unique. Cet annuaire contiendra les informations sur les plateformes de facturation utilisées par les entreprises ainsi que les données nécessaires pour l’acheminement des factures. Cela permettra l’interopérabilité entre les différents acteurs. La plateforme d’émission des factures se connectera à cet annuaire pour identifier la plateforme de réception du destinataire.

Dans cet annuaire, chaque entreprise sera liée soit au Portail Public de Facturation (PPF) soit à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Les entreprises n’ayant pas choisi de plateforme avant le début de la dématérialisation des factures, ou n’ayant fait aucune démarche d’inscription dans l’annuaire, seront automatiquement rattachées au PPF.

Comment savoir à quelle PDP (ou au PPF) transmettre une facture, puisque chaque entreprise est libre de choisir sa ou même ses PDP ?

Autrement dit, comment identifier les entreprises sur l’annuaire ?

L’annuaire centralisé de la DGFiP sera construit à partir des numéros SIREN et SIRET des structures. Il permettra d’identifier chaque destinataire de la facture, les modalités de transmission associées et la plateforme de dématérialisation (PDP ou PPF) choisie par chaque structure.

Puisqu’une entreprise peut choisir plusieurs PDP, l’annuaire devra indiquer à la PDP émettrice quelle est la PDP réceptrice à contacter pour envoyer la facture. Cela pourra se faire selon trois niveaux (« maille »), du plus précis au plus générique :

• Un code de routage, convenu au préalable entre le fournisseur et le client
• A défaut, le Code établissement (SIRET), une entreprise pouvant avoir plusieurs établissements
• A défaut, le SIREN de l’entreprise cliente (identifiant national unique).

Une entreprise pourra donc déclarer plusieurs PDP dans l’annuaire pour recevoir ses factures, par exemple :

• Une PDP pour son SIREN : par exemple, par défaut, une PDP générique
• Une ou des PDP différentes pour tout ou partie de ses codes d’établissements (SIRET), par exemple le PPF pour l’une de ses petites structures peu équipées informatiquement
• Mais aussi une ou des PDP spécifiques en fonction de codes de routage qu’elle aura définis (par exemple, un code pour ses frais généraux, un code pour l’une de ses activités spécifiques comme la gestion immobilière)

Le code de routage permettra à l’Annuaire PPF d’orienter la facture en réception à diverses PDP en fonction de critères définis entre le client et ses fournisseurs.

Comment s’inscrire sur l’annuaire de la DGFiP ?

Il vous suffit de choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou via le Portail Public de Facturation. On vous demandera de mettre à jour l’annuaire avec les informations fournies pour l’adressage des factures.

Dans le premier cas, vous recevrez vos factures électroniques via votre Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Les factures reçues seront soit envoyées à l’adresse électronique fournie à la plateforme, soit intégrées à votre système d’information par EDI (Échange de Données Informatisé) ou par API (Interface de Programmation Applicative) pour un traitement automatisé de votre facturation fournisseur.

Principe de l’annuaire de la DGFIP : à qui transmettre la facture ?

L’annuaire nécessite une certaine organisation :

• Renseigner correctement l’Annuaire PPF. Chaque code de routage correspondra à une ligne dans l’annuaire PPF.
• Imposer à ses fournisseurs d’utiliser les codes adéquats dans leurs factures.
• Créer une nomenclature de codes de routages de toute pièce et le partager avec les fournisseurs concernés.

Par exemple en définissant une table de la forme suivante :

Frais généraux : code de routage = 001 / Gestion des indemnisations : code de routage = 002 / Gestion immobilière : code de routage = 003.

Les PDP peuvent également proposer un service de routage des flux factures entrants (fournisseurs) sur la base de ce même code de routage. Tous les messages sont alors envoyés à la PDP, qui fait le routage en interne. Contrairement à l’Annuaire qui permet de router les messages vers des PDP différentes. Ce flux peut par exemple permettre de router les factures :

• vers des ERP différents
• vers de services différents

Quelle gestion de l’annuaire à l’international ?

Pour les transactions internationales (émission et réception de factures internationales), il existera toujours la possibilité d’émettre et recevoir des factures au format papier. L’entreprise devra donc maintenir des cas d’usages manuels dans ses procédures de gestion des factures. Pour ces transactions, la réforme prévoit un e-reporting permettant la transmission des données de transaction à l’administration fiscale. Certaines PDP proposeront l’émission/réception de factures internationales, ce qui peut être un critère de choix pour certaines entreprises.