Protection des données personnelles

Dernière mise à jour : avril 2021

Préambule

Pour les besoins de son activité, DARVA met en œuvre des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses clients professionnels, contacts/prospects, fournisseurs, et est amenée à traiter les données personnelles des candidats répondant aux offres d’emploi.
La présente Politique a pour objet d’informer de la manière dont nous utilisons et protégeons les données personnelles, conformément au Règlement Général européen sur la Protection des Données personnelles n°2016/679 (ci-après le « RGPD »), et à toute autre réglementation prise en application de celui-ci.
Particulièrement attachée aux principes de protection des données personnelles, DARVA s’engage ainsi à collecter et traiter les données dans le respect de la réglementation en vigueur.
Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre DARVA et ses clients.

IDENTITE DU RESPONSABLE DE TRAITEMENT ET DE SON DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES

Le responsable de traitement est la société DARVA, société anonyme, dont le siège social est à Chauray (79180), 245, rue du stade, immatriculé sous le numéro 345 133 128 au RCS de NIORT et représenté par Monsieur Christian GARREZ en sa qualité de Président.
DARVA a désigné un Délégué à la Protection des Données joignable à l’adresse mail : contact.dpo@darva.com

CAS DE COLLECTE ET DONNEES COLLECTEES

Vos données personnelles seront collectées par DARVA dans le cadre de relations établies entre vous et DARVA, telles que : relations d’affaires, rencontres professionnelles, partenariats, gestions de candidatures et des recrutements etc.
DARVA ne collecte pas de données personnelles sensibles. En fournissant volontairement à DARVA des données personnelles sensibles sans qu’elles vous soient demandées (par exemple dans votre CV), vous consentez expressément à ce que vos données personnelles soient utilisées comme décrit dans la présente Politique.

FINALITES DES TRAITEMENTS

DARVA veille à ce que vos données soient traitées uniquement dans le cadre des finalités mentionnées. Les données ainsi collectées ont été limitées au strict nécessaire (minimisation des données) et sont obligatoires pour le traitement en cause.
Les traitements mis en œuvre par DARVA répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées.

Vos données sont traitées pour les finalités suivantes :
– commercialisation des services DARVA et gestion de la relation commerciale ;
– gestion des services souscrit par le client (comprenant l’accès et l’utilisation du service par l’utilisateur ; la mise en œuvre d’un accompagnement et d’une assistance utilisateurs ; la gestion des incidents de sécurité ; la gestion comptable ; la gestion de la relation contractuelle) ;
– mise à disposition des services et produits (développement, certification, maintenance…) ;
– analyse, optimisation, recherche et développement des services ;
– gestion des événements organisés par DARVA (comprenant l’accompagnement client au travers des clubs utilisateurs, commissions et ateliers, etc.) ;
– communication relative aux activités et actualités de DARVA ;
– envoi des vœux et autres félicitations de la part de DARVA ;
– réponses aux questions qui nous sont posées (par téléphone ou en ligne) ;
– respect de nos obligations légales, réglementaires et administratives ;
– gestion et traitement des candidatures adressées à DARVA ;
– gestion des visiteurs et la sécurisation des accès aux locaux (y compris la vidéo surveillance) ;
– gestion des achats fournisseurs.

Dans le cadre de votre navigation, DARVA peut également collecter des données indirectement nominatives dans son intérêt légitime pour la réalisation de statistiques, la gestion des connexions et de la navigation (voir information sur les Cookies et autres traceurs).

BASES LEGALES

Vos données à caractère personnelles collectées et traitées le sont uniquement sur la base des fondements juridiques prévus par la réglementation :
– dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles entre vous et DARVA ;
– lorsque l’intérêt légitime de DARVA le justifie ;
– pour respecter une obligation légale à laquelle DARVA est soumise.

DESTINATAIRES

Selon la finalité du traitement, vos données à caractère personnel sont destinées aux personnels de DARVA concernés ainsi qu’aux prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte.
Elles ne feront l’objet de communications extérieures que pour les seules nécessités de gestion ou pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires. Si tel est le cas, DARVA veillera à mettre en place les mesures adéquates pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

CONSERVATION DES DONNEES

Vos données à caractère personnel sont conservées pour la durée nécessaire au respect des dispositions légales et réglementaires applicables ou une autre durée compte tenu des contraintes opérationnelles.
Les durées de conservation suivantes sont notamment appliquées :
– si vous êtes client, la majorité des informations sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle et pendant 10 ans après la fin de celle-ci ;
– si vous êtes prospect, les informations sont conservées 3 ans à compter de leur collecte ou de notre dernier contact avec vous ;
– dans le cadre des recrutements, les données des candidatures non retenues sont conservées pendant une durée maximale de 24 mois à compter du dernier contact entre DARVA et le candidat, sauf si vous vous opposez à la conservation de vos données et demandez la destruction de votre dossier. Les données sont ensuite conservées en archives six ans en cas de recours juridictionnel eu égard aux délais de prescription applicables.
Passés les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit anonymisées.

SECURITE DES DONNEES

DARVA prend toutes les mesures utiles et appropriées pour préserver la sécurité et la confidentialité de vos données et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
DARVA a notamment mis en place :
– des mesures de sécurité pour l’accès aux locaux (badges, fermeture de certains bureaux à clés…) ;
– la sécurité des accès aux postes informatiques et smartphones des personnels (code d’accès modifié régulièrement) ;
– des identifiants et mots de passe pour toutes nos applications métiers ;
– des procédures de gestion des habilitations pour l’accès aux données ;
– des contrôles antiviraux et des pièces jointes ;
– un VPN dans le cadre des connexions à distance.

En cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles, DARVA s’engage à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure ou à minima équivalente. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.
En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, DARVA veille à imposer contractuellement à ses sous-traitants la garantie de la mise en place d’un niveau de sécurité équivalent ou supérieur.
Conformément aux dispositions du RGPD, et si malgré toutes les précautions prises, DARVA ou l’un de ses sous-traitants s’apercevait d’une violation de données personnelles, une notification sera alors effectuée auprès de la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD et, le cas échéant, lorsque cela est exigé, les personnes concernées en seront informées.

EXERCICE DE VOS DROITS

Pour toute information ou exercice de vos droits sur les traitements de données personnelles gérés par DARVA, vous pouvez contacter notre Délégué à la protection des données à l’adresse suivante : contact.dpo@darva.com

Pour l’ensemble des droits mentionnés et conformément au RGPD, vous êtes informés qu’il s’agit de droits de nature individuelle qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations. Pour satisfaire à cette obligation, une copie de votre pièce d’identité est obligatoire et doit être fournie pour nous permettre de gérer votre demande.

Il est précisé que l’exercice de certains de ces droits peut entraîner au cas par cas pour DARVA l’impossibilité de répondre à votre demande, de vous fournir le service demandé ou de vous recontacter ultérieurement.
Par exemple, si en tant que candidat vous nous demandez de supprimer votre dossier, nous ne pourrons vous proposer d’autres opportunités d’emploi au sein de notre entreprise.

Par ailleurs, votre qualité de client professionnel peut vous empêcher d’exercer certains droits, le traitement de vos données étant nécessaire pour exécuter le contrat ou les mesures précontractuelles nous liant.

Périmètre de la demande

Afin que DARVA puisse répondre au mieux à votre demande en fonction du droit invoqué, nous vous conseillons, dans la mesure du possible, d’indiquer le(s) traitement(s) de données personnelles concerné(s) ou le contexte dans lequel DARVA a été amené à traiter vos données personnelles.

Droit d’accès (droit de copie)

Vous disposez du droit de demander à DARVA la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou non traitées.

Vous disposez également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :
– la demande émane de vous-même ;
– la demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : DPO DARVA – 245 rue du Stade, BP 98732 Chauray, 79027 NIORT cedex ou à l’adresse e-mail : contact.dpo@darva.com

Vous avez le droit de demander une copie de vos données personnelles faisant l’objet du traitement auprès de DARVA. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, DARVA pourra vous demander de prendre en charge le coût financier induit.

Si vous formulez votre demande de copie de vos données par voie électronique, les informations demandées vous seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Enfin, le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser DARVA.

Rectification et Mise à jour

En cas de modification ou de rectification de vos données personnelles, vous devez adresser votre demande à votre interlocuteur habituel, ou à défaut auprès du DPO DARVA qui pourra relayer la demande aux services/ interlocuteurs concernés.
DARVA a l’obligation de vérifier la pertinence des données traitées. Afin de permettre une mise à jour régulière de vos données, DARVA pourra solliciter ses clients et contacts. DARVA ne pourra se voir reprocher une absence de mise à jour si le client ou le contact n’actualise pas ses données lorsque cela lui est demandé.

Droit à l’effacement

Nous ne pourrons pas faire droits à votre demande dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, vous pourrez demander l’effacement de vos données personnelles dans les cas limitatifs suivants :
– lorsque les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
– lorsque vous vous opposez à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par DARVA et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
– lorsque vos données ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Droit à la limitation

Vous pourrez demander à DARVA de limiter le traitement de vos données personnelles dans les cas limitatifs suivants :
– lorsque vous contestez l’exactitude de vos données personnelles, pendant une durée permettant à DARVA de vérifier l’exactitude de ces données ;
– lorsque le traitement est illicite et que vous vous opposez à l’effacement de vos données et exigez à la place la limitation de leur utilisation ;
– lorsque DARVA n’a plus besoin des données personnelles aux fins du traitement mais celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
– lorsque vous vous êtes opposé au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par DARVA prévalent sur les votre.

Droit d’opposition

Pour des motifs tenant à votre situation particulière (motif légitime), vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, uniquement lorsque la finalité du traitement repose sur l’intérêt légitime de DARVA. Ce droit d’opposition ne pourra être mis en œuvre lorsqu’il existe pour DARVA un motif légitime et impérieux de traiter vos données personnelles (ex : sécurité des locaux).

Réclamation

Pour plus de précisions sur l’étendue de vos droits, vous pouvez consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) : www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits ou la contacter pour effectuer une réclamation sur le traitement de vos données personnelles.

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