Réussir sa transition vers la facture électronique : les bonnes questions à se poser pour se lancer

Diagnostic approfondi : les bonnes questions à se poser

Avant de vous lancer, il est essentiel de comprendre comment votre entreprise gère actuellement ses processus de facturation et ses flux de TVA. Pour se poser les bonnes questions, un diagnostic de l’existant doit être réalisé afin d’évaluer l’écart entre les processus actuels de gestion de la facturation, par rapport aux changements et aux impacts qu’impose la réforme. Cette analyse détaillée vous permettra de déterminer le niveau de digitalisation actuel, les outils utilisés et la qualité des données disponibles.

En parallèle, il est crucial de sensibiliser vos équipes et de communiquer clairement sur les impacts de la réforme. La familiarisation avec les nouvelles régulations est essentielle pour créer une adhésion interne et anticiper les changements nécessaires.

Listez les cas d’usages avant de vous lancer et modélisez l’existant. Comment votre organisation gère-t-elle ses processus de facturation et les flux de TVA associés ? D’une part, les flux en réception avec les fournisseurs (Procure-to-Pay, P2P) et d’autre part, les flux sortants vers les clients (Order-to-Cash, O2C). Cette cartographie de l’existant doit permettre la mise en lumière des écarts et les évolutions à lancer pour satisfaire aux exigences de la réforme.

Pour réaliser ce diagnostic, il faut d’abord connaître le périmètre d’activité de l’entreprise : qui sont vos fournisseurs / clients, quelle est la volumétrie de vos factures, quelle est la fréquence de facturation ?

Cette phase d’audit dresse également un constat sur l’organisation en place :

• Qui s’occupe de la réception et de l’émission des factures ?
• Quel est le niveau de digitalisation des processus ?
• Sous quels formats sont reçues/envoyées les factures ?

Mais aussi l’évaluation de la qualité des données :

• Sont-elles fiables et disponibles ?
• Quelles données sont présentes sur les factures ?
• Avez-vous accès à toutes les données requises (numéro SIREN, code service…). Ainsi que la gestion de toutes les natures de transactions – comment sont gérés les acomptes, les avances et les avenants ? La TVA ? L’archivage ?

Et connaître les outils utilisés peut être déterminant pour le choix de la solution :

• Utilisez-vous un ou plusieurs ERP ?
• Utilisez-vous un outil de dématérialisation des factures ?
• Avez-vous une plateforme de routage interne ou externe des factures ?
• Communiquez-vous déjà avec Chorus Pro ?
• Est-ce que ces outils et/ou ces flux sont à jour et sécurisés d’un point de vue informatique ?

Il est indispensable de passer par ce travail de questionnement pour élaborer au mieux votre solution voire d’envisager une réflexion plus globale sur votre fonctionnement et vos outils.

Définir sa cible de transformation

Basée sur ce même diagnostic préalable, l’étape suivante consiste à élaborer une vision claire de votre objectif de transformation. Quels sont vos besoins spécifiques en termes d’automatisation et de digitalisation ? Quelles sont vos priorités en matière de performance opérationnelle et de conformité réglementaire ? Cette phase vous permettra d’explorer différents scénarios et de choisir la solution d’échange de données la mieux adaptée à votre entreprise.

Chaque scénario doit être suffisamment détaillé et explicite pour renforcer la prise de décision. Il est possible d’utiliser des outils d’évaluation pour en faciliter l’arbitrage. Quelle solution d’échange de données est la plus adaptée : une ou plusieurs plateformes privées, l’utilisation d’outils existants ou nouveaux, un passage en direct sur le Portail Public de Facturation, un mix de plusieurs scénarios ? Donc, il conviendra de déterminer vos critères de choix.

Le volume est un élément essentiel dans votre prise de décision : le nombre de factures est-il important ? La plateforme publique est-elle suffisante pour les traiter ?

Ensuite, il faut identifier vos ambitions en termes de digitalisation : avez-vous déjà des outils performants ? Quel niveau d’automatisation visez-vous ? Disposez-vous d’une GED et d’un outil d’archivage légal ? Quels sont vos objectifs en termes d’excellence opérationnelle ? Souhaitez-vous utiliser une ou plusieurs plateformes ? Avez-vous des flux EDI et des flux existants qui ne sont pas concernés par la réforme ?

Enfin, anticipez la dimension humaine de ce projet. Les parties prenantes sont-elles réceptives au changement ? Vers quelles tâches allez-vous repositionner vos équipes qui réalisent actuellement de la saisie de facture ? Comment vos partenaires abordent-ils la réforme ? Comment vont évoluer les relations avec vos clients et vos fournisseurs ?

Après avoir défini les différents scénarios et priorisé vos besoins, l’enjeu sera de faire adhérer toute l’entreprise à la trajectoire sélectionnée.

Choisir le bon éditeur : quels critères de sélection ?

Une fois la stratégie définie, le choix de votre partenaire technologique devient crucial. Les éditeurs de plateformes de facturation électronique doivent être évalués selon plusieurs critères : fonctionnalités offertes, coût total de possession, délais de mise en œuvre et compatibilité avec vos systèmes existants. Cette décision influencera directement la fluidité de votre transition vers la facturation électronique.

Certaines plateformes pourront aller plus loin et proposeront des fonctionnalités métiers plus complètes ou se spécialiseront particulièrement sur un des aspects de la réforme (réglementaire, interopérabilité, formats). Ainsi, quelles fonctionnalités souhaitez-vous intégrer à votre éditeur ? Quel est le coût de la solution choisie (licences, infrastructures, formations…), les délais de mise en œuvre, l’adaptabilité de l’éditeur face à votre fonctionnement en place ? Votre format de facturation actuel est-il compatible avec celui proposé par la plateforme ? Dans ce cas, comment va-t-il être intégré ?

Quels impacts et bénéfices de la facturation électronique ?

Au-delà de la conformité réglementaire, la facture électronique promet des avantages significatifs pour votre entreprise. En automatisant et en standardisant vos processus, vous améliorez non seulement l’efficacité opérationnelle mais aussi la sécurité et la fiabilité de vos échanges. La réduction des délais de paiement et la prévention des litiges renforcent la stabilité financière, tandis que l’amélioration de la gestion de la TVA simplifie les déclarations fiscales.

Un seul mot d’ordre pour conclure : anticipez

La réforme de la facture électronique démarre en réalité dès maintenant. Il ne faut pas minimiser son arrivée qui a des impacts bien au-delà de la seule fonction « finance ». En adoptant une approche méthodique, de la planification initiale à la sélection des partenaires technologiques, vous pouvez transformer ce défi en opportunité stratégique. Une opportunité concrète pour simplifier, automatiser et rationaliser les processus dans leur ensemble.